Conseil d’Administration du 23 janvier 2016

Le 23 janvier 2016

L’ensemble du Conseil d’Administration est présent à l’exception de :
 Rémi LEFEBVRE : excusé,
 Claire MONTIEL FONT : excusée
 Benjamin LENGAGNE, excusé
 Catherine NOEL, excusée
 Manuel CHAVANET, excusé
 Olivier VAYESSE, excusé
 Benjamin LENGAGNE, excusé

Ouverture séance : 10h10

Ordre du jour

1. Résidence Unno : demande de subvention au Conseil Régional
2. Budget prévisionnel 2016
3. Résultat prévisionnel 2015
4. État d’urgence et mesures de sécurité
5. Festival HeartBeats
6. Projet Herrebaux
7. Questions diverses
7.1 Le poste de Maeva Justice
7.2 Des nouvelles de l’équipe
7.3 Départ

1. Résidence Unno : demande de subvention au Conseil Régional

Le conseil d’administration prend connaissance du budget prévisionnel pour la résidence de création du groupe UNNO dans le cadre du programme d’aide à la résidence des Musiques Actuelles par le Conseil Régional du Nord Pas-de-Calais Picardie sur la période 2016-2017.

Le budget prévisionnel de la demande de résidence fait apparaître un total de charges HT s’élevant à 32 700,00 € dont 27 172,00 € HT à la charge du Grand Mix et 5 528,00 € HT à la charge du producteur sur la période 2016-2017.

Le Conseil d’Administration vote le budget de la résidence UNNO 2016/2017 à l’unanimité.

2. Budget prévisionnel 2016

Le Conseil d’administration prend connaissance du budget prévisionnel rectificatif pour l’exercice 2016 faisant apparaître un total de charges HT s’élevant à 1 100 312 € (un million cent mille trois cent douze Euros HT) et un résultat à 0.

Il a pour objet :
 Le fonctionnement de la structure pour 570 264,00 € HT de charges
 La diffusion, pour 289 149,00 HT de charges
 L’accompagnement, pour 33 427,00 € HT de charges
 Les Actions culturelles, pour 62 108,00 € HT de charges
 Les activités annexes, pour 120 802,00 € HT de charges
 La résidence de création du groupe « UNNO » pour 24 562 € HT de charge

Le Conseil d’Administration vote le budget prévisionnel rectificatif pour l’exercice 2016 à l’unanimité.

3. Résultat prévisionnel 2015

Le document présenté par Henk est encore en phase de projet et incomplet.

L’experte comptable interviendra mi février et le commissaire aux compte début mars. Une version définitive sera présentée au Conseil d’Administration mi-mars en vue d’une Assemblée Générale mi-avril.

L’estimation du résultat 2015 présente un total de charges de 2 052 150 € pour un total de produits de 1 999 265 € soit un déficit net de 52 885 euros pour l’année 2015.

Ce résultat prévisionnel inclus un produit exceptionnel de 14 416,66 euros lié à la vente de matériaux techniques qui ont été remplacer lors des investissements de 2014 et de 2015.

Dans l’affaire qui oppose l’association à Monsieur TITECAT, les juges des prud’homme ont requalifié le CDD en CDI et de ce fait qualifié la rupture sans cause réelle et sérieuse.

L’Association a du verser la somme de 13005,30 € d’indemnité compensatrice de préavis et congés payés avec les charges sociales afférentes soit un total de 20 564,91 euros.

Monsieur TITECAT a fait appel du jugement des prud’hommes devant le tribunal d’appel de Douai.

Il est proposé au Conseil d’Administration de maintenir la provision pour risques dans l’affaire TITECAT à hauteur de 65 728,65 euros et d’affecter la totalité des charges payées en 2015 à l’exercice 2015.

Le Conseil d’Administration prend acte du résultat prévisionnel 2015 et décide, à l’unanimité, de maintenir la provision pour risque dans l’affaire TITECAT à 65 728,65 euros.

4. État d’urgence et mesures de sécurité

Suite aux attentats du 13 novembre 2015, le dispositif de sécurité a été renforcé. Des consignes parviennent régulièrement de la part de la Préfecture et du Ministère de la Culture. Les règles appliquées sont maintenant :
 2 agents de sécurité (un homme et une Femme) pour palpation et inspection visuelle des sacs à l’entrée du public sur chaque événement
 1 agent à chaque issue de secours à l’intérieur de la salle soit 2 agents en salle

Cela représente en tout 4 agents au minimum par soir soit 2 à 3 personnes supplémentaires par rapport à ce qui était appliqué avant le 13 novembre.

L’impact financier sur le budget est estimé entre 13 000 et 18 000 euros.

Ces mesures sont applicables tous les soirs de concert, inclus les after-works et les goûters concerts.

Une journée de formation d’Équipier Première Intervention (Incendie, évacuation, règles de sécurité, …) est organisée le Lundi 25 janvier avec l’ensemble du personnel.

Un fond d’urgence a été crée par le ministère de la Culture et géré par le CNV.

Le Grand Mix soumettra une demande d’aide exceptionnelle pour réduire l’impact financier des mesures prises.

5. Festival HeartBeats

Il n’y aura pas de Festival HEARTBEATS ce printemps 2016.

L’Aéronef, De Kreun et le Grand Mix réfléchissent sur un événement fin 2016 pour conserver la dynamique collective.

Des rendez-vous vont être pris avec l’ensemble des acteurs potentiels (la Région, le Département, MEL, diverses villes, Eurométropole, desSponsors, M. Vlerick etc ..) pour étudier la possibilité d’un Festival HEARTBEATS en 2017.

Le site de Wattrelos est préféré à celui d’Halluin, mais il faudra probablement ménager les susceptibilités politiques des différents élus.

Lille Métropole a accordé une aide supplémentaire de 30 000 € pour diminuer le déficit de l’édition 2015 et la ville d’Halluin n’a pas facturé les dépenses d’énergie.

Le Conseil d’Administration propose d’évaluer « une option Picardie » au vue de la nouvelle région, par exemple en impliquant La Lune des Pirates.

Des difficultés d’organisation ont été observées par les bénévoles et seront prises en compte sur une éventuelle prochaine édition.

6. Projet Herrebeaux

Le maire n’a pas fait de retour direct à l’Association mais s’est exprimé par voie de Presse. Il souhaite voir la réalisation de ce projet durant son mandat. Boris rappelle que ce projet s’inscrit dans le Contrat de Plan État-Région et que la MEL semble à l’écoute du projet. A l’inverse, le Département a annoncé un moratoire sur les investissements pour les projets non engagés (gel).

Une demande de rencontre avec le Maire de Tourcoing sera envoyée afin d’avancer sur ce dossier.

7. Questions diverses

7.1 Le poste de Maeva Justice

L’Association La Passerelle – Le Grand Mix est impliquée dans des projets Européens depuis 2008. Elle a engagé une chargée des projets Européens à temps plein depuis 2011. Les 2 projets INTERREG IV ont pris fin en 2014 et la clôture des dossiers est intervenue en 2015.

Le Grand Mix a déposé un nouveau dossier INTERREG V qui doit, s’il est accepté, débuter le 1er avril 2016. La réponse nous sera communiquée le 29 février 2016.

Pendant l’année 2015, l’association a tout fait pour garder la chargée des projets Européens en activité. Elle a remplacé une salariée en congé maternité, travaillé sur le dépôt du nouveau projet, remplacé une salariée qui a demandé une période de travail à temps partiel et a anticipé ses vacances et récupérations. Depuis début 2016, tous les salariés de l’association sont revenus au temps de travail habituel et nous ne pouvons plus proposer de travail de substitution à notre chargée des projets Européens en attendant l’accord des instances Européennes pour débuter le nouveau projet INTERREG V.

Il est proposé d’avoir recours au chômage partiel pour la chargée des projets européens pour la période du 8 au 26 février 2016 inclus, en attendant l’accord des instance Européennes pour débuter le nouveau projet INTERREG V. Les démarches seront faites auprès de la DIRECCTE du Nord.

Le Conseil d’Administration valide cette proposition à l’unanimité.

7.2 Des nouvelles de l’équipe

Matthieu Dauchy est papa et sera absent quelques semaines le temps de son congé parental.

7.3 Départ

Cyr Piaton annonce sont départ de la région dans quelques mois et démissionnera prochainement du Conseil d’Administration.

Fin de séance : 12h15