Conseil d’Administration Octobre 2010

Ordre du Jour

 point sur le CA : démissions et invitations
 point sur le bureau : président/vice président ; trésorier/trésorier adjoint : vote soumis au prochain CA
 bilan du festival RADAR
 point financier de la fin de saison
 projet d’extension du bâtiment
 projet interreg 2 mers
 information sur les nouveaux projets : teenage party, chorale, big in japan, soirées eurorégionales
 vote du budget prévisionnel 2011
 point sur l’équipe, des nouvelles concernant Julien
 questions diverses

Feuille de présence

 Présents : Clément Louvet, Clothilde Fery, Remi Lefebvre, Olivier Duquesne, Patrick Florent, Olivier Vaysse
 Excusés : Catherine Noël (accidentée, procuration à Boris Colin), Alain Brohard (procuration à Patrick), Reynald Riclet (procuration à Olivier D), Sylvie Trouboule (procuration à Patrick), Laetitia Croze (procuration à Gaby)
 Absents : Stéphanie Maurice, Sylvain Steuperaert, Gaby Bizien, Patrice Duthoit
 Grand Mix : Boris Colin (directeur), Jean-Yves Catel (délégué de personnel), Cédric Parfait (administrateur)

Ouverture de séance : 18h15

Point sur le CA et le bureau

Sylvie Trouboul, directrice de la MJC du Virolois change de région et est démissionnaire. Son successeur, François Chastain, est intéressé pour intégrer le CA la Passerelle.

Ludovic Houttemanne (Arcane) est aussi proposé (il est impliqué dans la vie associative sur un modèle d’insertion par l’économie).

Ceux-ci seront invités aux prochaines réunions de CA et pourront officiellement l’intégrer, s’ils le souhaitent, lors de la prochaine AG en 2011.
Par ailleurs, comme déjà évoqué lors du précédent CA, Patrick et Alain respectivement président et trésorier se sont, pour raisons professionnelles, éloignés de la région. Même s’ils souhaitent rester dans le bureau de l’association, ils préfèrent faire évoluer leur mandat. Rémi est maintenant d’accord pour assurer la présidence jusqu’à la prochaine AG. De même, Catherine, actuelle trésorière adjointe remplacera Alain au poste de trésorière. En l’absence de Catherine, et ce malgré le quorum atteint par les procurations, le vote est reporté au prochain CA. Les deux personnes proposées seront invitées à se présenter. La date est fixée au 27/11/2010 à 10h.

Bilan du festival RADAR édition 2010

Cédric Parfait et Boris Colin nous présentent le bilan de RADAR.

Si l’on s’en tient aux préparatifs, et à l’organisation pour arriver à RADAR, nous sommes globalement satisfaits. Cependant il est clair que nous avons subi un gros souci de fréquentation : moins d’entrées payantes qu’en 2009. Les tarifs ont peut-être été surestimés (jeudi), les « têtes d’affiche » également, seul le samedi a eu le public conforme aux attentes (faibles !). Il est donc dommage, au vu de l’énorme travail réalisé et des sommes engagées de ne pas trouver l’impact espéré sur le public. On peut bien sûr rappeler que le projet est cohérent avec celui du Grand Mix et qu’il figure dans la convention d’objectifs 2010/2012. Des réflexions sont menées pour corriger cela lors de la prochaine édition. La communication a été efficace. Boris Colin propose de maintenir l’événement mais d’en réduire la durée à deux jours jeudi et vendredi, à la même période (2ème week end de septembre) Depuis deux ans, la soirée du samedi a toujours été la moins fréquentée et la plus compliquée à programmer. La programmation pourrait donc être plus musclée sur le jeudi et le vendredi. Il est difficilement d’envisager de repousser le festival car la semaine suivante = name festival, et semaine suivante = reprise de toutes les salles sur la métropole. Il faut garder l’effet de surprise, que RADAR soit perçu comme une rentrée du Grand Mix, et aussi de pouvoir exploiter les extérieurs convenablement. Il est donc pour l’instant exclu de le faire à un autre moment dans la saison (hiver, ...).

Le déficit de RADAR 2010 est de 49000€. A titre de comparaison, c’est plus que la « perte autorisée » normalement sur un trimestre complet de programmation. Une faible économie a déjà été réalisée sur le matériel puisque seuls 2000€ ont été dépensés sur les 7000 prévus. Les cachets d’artistes ont été plus élevés que l’année dernière, la spéculation des festivals joue de plus en plus, ce qui signifie aussi que RADAR est bien reconnu comme tel chez les agences de booking. Deux copies seront présentées au prochain CA pour la future édition : 2 jours, 1 seul jour, pour en valider le budget prévisionnel. Voire 0 jour si le CA décide de ne pas maintenir le projet.

Budget Prévisionnel 2010

Cédric Parfait nous détaille le budget prévisionnel.

Le budget est au plus précis, l’ensemble des subventions espérées a été versé. La subvention de la politique de la ville/Région s’élève bien à 2500 €. La subvention CLEA est une subvention attendue en 2009 qui n’avait pas été dépensée. La subvention CNV sur F. Marchet s’arrête officiellement sur ce budget.

Le total de subventions s’élève donc à 830 922 €. Les ventes de marchandises (bar) ont augmenté, celles de location de salles également (essentiellement AGDL).mais les ventes d’activité (billetterie) ont diminué (vu l’augmentation des locations). Les partenariats publicitaires sont poussés au maximum, on retrouve le Crédit Mutuel, Chronodrive, Transpole, Bavik, Qualitoo. On note une bonne nouvelle sur les 8613 € de remboursement du trop payé suite au redressement judiciaire. On conclut sur un total produits de 1 225 921 €.

Concernant les charges, on notera les frais importants liés aux achats des caméras, et les augmentations conventionnelles des salaires. On obtient un total de charges de fonctionnement de 605 787 €. Les productions Grand Mix ont augmenté. Les co-productions ont diminué mais on a toujours 13 000 € de déficit provisionnel du fait de la non diminution d’activité, pourtant décidée lors du précédent Conseil d’Administration. On arrive à un total de diffusion de 418 596 €.

En ce qui concerne le soutien à la création artistique, les cachets et achats de spectacles passent de 10000 à 7000 €. Sur la partie actions culturelles, le total Quartiers de Lune passe de 28000 € à 24 802 €. On aboutit à un total de charges variables de 515 228 €. En fin de calcul des charges, on arrive à un total de charges de 1 239 361 €, pour un budget annuel de 1 225 921 €. Un certain équilibre est obtenu par les 15000 € obtenus en provision pour risque et les 8000€ lié au redressement judiciaire, mais cela ne pourra pas se reproduire. Rémi déplore que l’engagement de réduire l’activité n’a pas été tenu. Ceci s’explique en partie par des dates confirmées tôt et la difficulté à ne pas accepter des dates considérées comme intéressantes en bouclage de programmation. L’objectif sera de faire 5 dates de moins par trimestre pour la saison à venir.

Le budget prévisionnel 2010 présenté par Cédric Parfait est voté à l’unanimité.

Extension du bâtiment dit Herbault

Boris nous fait le compte rendu de la réunion tenue pendant RADAR entre le Maire, le conseiller municipal à la culture, Sophie Serafin. Une autre réunion aura lieu en décembre, elle aura pour but de réellement décider quel projet d’extension du bâtiment sera choisi (ou aucun projet…). Une réunion intermédiaire se tiendra le 12/11/2010 avec le service architecture de la ville, Jean-Yves Catel pour les spécificités techniques, Cédric. Plusieurs hypothèses seront présentées suivant qu’elles exploitent, l’ensemble du bâtiment, la moitié ou rien du tout. Le minimum acceptable sera d’y disposer d’espaces pour les bureaux, les loges, stocker le matériel technique, permettre le catering. Une hypothèse plus ambitieuse prévoit l’exploitation d’un bar avec restauration légère et d’un accueil du public au rez-de-chaussée, des appartements pour les artistes en résidences au dernier étage, des lieux de répétition au sous-sol.

L’idée du club est abandonnée à cause des surcoûts très importants liés à la bonne insonorisation du lieu et des nouvelles possibilités d’aménagement de la salle sur une jauge réduite suite à la mobilité du bar.

Projet Interreg "2 mers"

Boris nous présente un projet ambitieux. Tous les détails ne sont pas évoqués, les décisions sont très importantes pour l’association et il n’y a pas assez d’administrateurs autour de la table. Néanmoins, ce que l’on peut retenir, il s’agit d’un gros projet entre les partenaires des 3 pays (France, Belgique, Angleterre) avec notamment la création d’une agence de booking d’artistes en SARL (hypothèse abandonnée depuis ce CA). Boris propose au CA que le Grand Mix se positionne en chef de file. Un point décisif du projet est la date limite de dépôt de dossier avant le 20/01/2011. Le projet s’étale sur 3 ans sur des fonds Interreg "2mers",. Tout le monde trouve le projet particulièrement ambitieux. Plus d’éléments seront communiqués au prochain CA. A suivre.

Voir ci-dessous la note d’intention du projet de coopération transfrontalière [1]

Nouveaux projets

Le CUCS région a accordé une aide de 5000€/an pour le lancement des Teenage Party (concert par et pour les adolescents + découverte des métiers). Le projet de chorale senior est bien lancé avec 7000€ apportés par le DRAC et 3000 par le CCAS de la mairie. Un partenariat avec la Route du Rock Hiver (un festival à Saint Malo en février) est en train de se monter pour diffuser des artistes lors d’une soirée du type « le grand mix défriche » au Grand Mix en février, rebaptisée « big in japan ».

Quartiers de Lune n’aura pas lieu cette année (nécessité de faire évoluer ce projet, vieux de 10 ans) mais le Grand Mix continue à accompagner les artistes locaux de Tourcoing en mettant en place, une fois par trimestre, des « soirées eurorégionales », réunissant un groupe de Tourcoing (bénéficiant, en amont de la date, d’un accompagnement de 2 jours au Grand Mix), un groupe de la région (en partenariat avec Dynamo), un groupe belge (en partenariat avec le De Kreun).

Bilan prévisionnel 2011

Cédric Parfait nous présente le budget prévisionnel simplifié pour l’année 2011. On table sur une subvention de 167750 € de la DRAC, 107750 € de la part de la Région, 57000 € de la part du Département, 265100 € par la Ville de Tourcoing. Cela est nécessaire pour régler les salaires en augmentation (NAO+primes), la récupération de dépenses supplémentaires sur la maintenance de la chaufferie (jusqu’alors pris en charge directement par la mairie). Le montant du budget annuel 2011 est donc de 1 160 925 €. Il est voté à l’unanimité.

Points sur l’équipe

Julien a accepté avec l’accord de Boris une mission de conseiller artistique pour le festival du Printemps de Bourges. Il sera donc un des 5 représentants du festival dans les jurys des antennes régionales. Cela concerne 20j de travail temps plein du 15/10/2010 au 31/01/2011, défrayé par le Printemps de Bourges. Julien passera donc à 80% au Grand Mix sur cette période ou posera de jours de congés sans solde.

Questions diverses

Olivier rappelle que lors du précédent CA, des missions ont été évoquées pour d’avantage impliquer les bénévoles dans la vie de l’association. Des missions sont à définir, des propositions sont à soumettre de part et d’autres. Une réunion de travail est planifiée au 28/10/2010 à 18h30.

Rémi nous signale qu’un professeur à Sciences Po a pour projet pédagogique de faire une étude sociologique sur les usagers du Grand Mix par classe socio-professionnelle, par âge, par sexe, par lieu de résidence, moyen de transport etc... Des enquêtes auront donc lieu les soirs de concert. Il y aura probablement des entretiens individuels plus ciblés ensuite. Celles-ci se tiendront de novembre à décembre.

Fin de séance : 21h00