Conseil d’Administration du 9 Novembre 2013

L’ensemble du Conseil d’Administration est présent à l’exception de Laetitia Croze (excusée), Cyr Piaton (pouvoir à Rémi Estienne) et Olivier Bodart (pouvoir à Rémi Estienne).

Ouverture séance : 10h00

Ordre du jour :

• Projet d’activité 2014 (dont résidence musiques actuelles conseil régional)
• Budget prévisionnel 2014
• Point situation financière 2013
• Point sur le projet d’extension du bâtiment
• Projet d’investissement (consoles, son….) en 2014 & 2015
• Infos et questions diverses (arrivée aurélien au poste d’assistant régie, cluster, convention triennale 2014-2016 à négocier, délégation de signature…)

Projet d’activité 2014

Malgré les engagements des villes de Tourcoing, Courtrai et l’enthousiasme de LMCU, le Grand Mix et de Kreun ont souhaité reporter le festival « sur la frontière ». En effet, les finances ne permettent pas de prendre des risques importants et surtout, il reste de nombreux détails techniques à régler. Il est donc plus prudent de reporter à 2015. En effet, la disponibilité du terrain n’est pas résolu, 2014 est la fin des projets européens et il faut encore trouver des financements importants. Le conseil d’administration propose de trouver des financements privés et éventuellement de profiter de l’opportunité de la proximité relative de la ville de Mons qui sera capitale européenne de la culture en 2015, ainsi que la piste de partenariat avec Lille 3000.

Pour le reste de l’activité de l’association, celle-ci reste stable en 2014. Nous continuons à exploiter les hors-les-murs tels La Condition Publique ou l’Hospice d’Havré.

Concernant l’action culturelle, le directeur informe le CA de son souhait de revoir la position du Grand Mix au sein du projet CLEA. Une rencontre avec le directeur de la Cave aux Poètes est planifiée en ce sens.

Et une réflexion globale sur l’action culturelle est à engager sur 2014 (changement des objectifs du CUCS)

Le projet « Passe ta Chronique » fonctionne bien et les écrit sont diffusés sur le blog du lycée Colbert (http://passetachroniquedabord.lyceecolberttg.netwok.fr/about ) et de l’action culturelle du grand Mix.

Les projets de chorale senior et junior sont actifs. Le Grand Mix va tenter par ailleurs de s’inscrire dans le cadre de la réforme des rythmes scolaires, qui commencera en septembre 2014 à Tourcoing.

Des résidences sont prévues notamment pour François and The Atlas Mountain (CNV), Rocky (Conseil Régional du Nord Pas de Calais) et louis Aguilar (Drac).

La résidence de création soutenue par le Conseil Régional du Nord Pas de Calais concernera en 2014 le groupe Rocky.

L’axe santé sera développé, autour du handicap, dans le cadre du cluster IF (interreg 2 mers), si le projet est accepté (décision en déc .2014).

Le temps fort des bénévoles, le Putsch, sera probablement revu au moins dans sa forme, en raison des risques financiers encourus mais aussi de la faible implication des bénévoles en 2013.

Le Conseil d’Administration vote le projet d’activité 2014 à l’unanimité.

Budget prévisionnel 2014

Le Conseil d’administration prend connaissance du budget prévisionnel pour l’exercice 2014 faisant apparaître un total de charges HT s’élevant à 1 139 720,00 € (un million cent trente-neuf mille sept-cent Euros) et un résultat à 0.

Il a pour objet :

• Le fonctionnement de la structure pour 553 709,00 € HT de charges
• La diffusion, pour 344 510,00 HT de charges
• L’accompagnement, pour 35 787,00 € HT de charges
• Les Actions culturelles, pour 76 073,00 € HT de charges
• Les activités annexes, pour 98 536,00 € HT de charges
• La résidence de création du groupe « Rocky » soutenue par le Conseil Régional du Nord Pas-de-Calais, pour 31 105,00 € HT de charges

Le Grand Mix va demander à augmenter les subventions versées par les partenaires institutionnels (l’état, le région, le département, LMCU, Ville…).

La subvention liée aux projets Interreg va diminuer (fin des projets).

Les recettes de billetterie et bar vont probablement diminuer (un peu moins d’activité au dernier trimestre 2014 si les comptes le nécessitent).

Les frais de fonctionnement seront maitrisés au maximum.

Le Grand Mix demande à la Ville de Tourcoing une régularisation des dépenses liées aux fluides (chauffage, électricité) comme elle le fait a priori déjà pour d’autres associations gestionnaires d’équipements municipaux. Ce seul poste peut générer entre 3 et 4000 € de dépenses selon les mois.

Une provision pour investissement apparaît dans les dépenses, ce point sera évoqué plus tard.

Quelques interrogations subsistent. Nul ne connaît précisément l’impact qu’aura la réforme sur le crédit d’impôt. De même, les projets européens arrivent à échéance et la définition des règles du jeu pour la prochaine période de programmation (2014-2020) n’est pas encore définie. On sait qu’on ne pourra pas obtenir de nouveaux financements européens (hors cluster 2 mers) avant 2015 au mieux.

Une politique de l’État en faveur des SMAC devrait se déployer en 2014 (plan SMAC). Cependant, il est peu probable que le Grand Mix puisse en bénéficier (car il bénéficie d’une subvention Drac (Etat) de 150 000 euros et le plan SMAC vise à régulariser les salles en dessous du plancher de financement fixé à 75 000 euros.

Le Conseil d’Administration propose de revoir et augmenter une provision pour risque dans le cadre des projets européens (on se souvient de 4x4 en 2011).

Nous alerterons l’ensemble de nos partenaires au sujet de nos réserves trop faibles, (moins d’un mois de fonctionnement, quand il en faut trois…).

Le Conseil d’Administration propose d’augmenter les initiatives de mécénat et recherche d’investisseurs privés. Malheureusement, à ce jour, le caractère « cercle privé » joue en notre défaveur. Le Grand Mix attend le retour d’un spécialiste juridique pour mieux cibler ses recherches en ce sens.

Le Conseil d’Administration propose d’augmenter le tarif des Goûter-Concert de 1 € soit 5 € par enfant.

Le directeur annonce une augmentation de 2 € sur le prix de l’abonnement soit 12 € en 2014. Il essaye de faire sponsoriser la production des t-shirts (passer par un partenariat sportswear ?), sinon de les abandonner.

Le Conseil d’Administration suggère la création de goodies pour les usagers : mugs, DVD, thermos, sacs …

Le Conseil d’Administration souhaite que l’année 2014 soit une année de prudence, surtout en cette période d’élections municipales. La consigne est demandée sur tous les postes de dépenses.

Le Conseil d’Administration vote le budget prévisionnel à l’unanimité.

Point de situation financière 2013

A l’instant T, le budget prévisionnel est cette année déficitaire de 11 100 €. Il pourra encore être revu, d’ici au 31/12/13, en fonction des recettes de billetterie, bar ou cartes d’adhésion. Les raisons sont multiples.

En ce qui concerne les charges :

 la TVA sur les spectacles est passée de 2.10 à 5.50 %

 la taxe foncière des entreprises (CFE) à payer pour les bureaux sis 72 rue St Jacques à Tourcoing sur les années 2010 et 2011

 régularisation d’une facture d’un prestataire sur 2011

 l’apparition de coûts partagés dans le cadre du projet européen SeaMedia issus de factures émises en 2012 mais non prises en compte sur l’exercice 2012.

En ce qui concerne les recettes :

En comparaison, l’année 2013 est un retour à la normale après une billetterie exceptionnelle en 2012.

Point sur le projet d’extension du bâtiment

Le choix de l’architecte qui réalisera les travaux est passé lors du dernier conseil municipal de la Ville de Tourcoing le 17/10/13. Une 1ère réunion de travail est planifiée avec l’architecte, Boualem Chelouti, le 22 novembre. Une intervention du CNV est demandée. Les premiers appels à entrepreneurs devraient être initiés en mai/juin 2014. Le planning prévisionnel est le suivant :

 janvier 2015 : début des travaux

 janvier 2016 : ouverture « club », bar, petite restau le midi, déménagement des bureaux

 fin 2016 : livraison des loges, catering, appartements et salle de création

Une visite du bâtiment en compagnie de l’architecte est proposée aux salariés, bénévoles et membres du conseil d’administration afin d’appréhender ensemble la globalité du projet.

Le directeur informe le Conseil d’Administration de sa proposition d’inviter l’association culturelle tourquennoise (ACT, qui gère, entre autres, le Tourcoing Jazz Festival) dans les locaux du nouveau bâtiment (disponibilité des locaux, objectifs proches et possibilités de croisement sur l’activité).

Projet d’investissement

Des investissements majeurs sont nécessaires. La console son façade montre des signes de faiblesse, elle a encore être réparée avant le festival des Inrocks. Il devient indispensable de passer au tout numérique au vu des exigences actuelles des artistes et producteurs de spectacle et de nos projets (ex : la captation vidéo)

Voici comment se répartissent les dépenses :

 2014 : un premier lot de 100 000 € pour changer les console son (façade et retour), la console lumière, les câbles. Une participation DRAC (50 000 €) et CNV (30 000 €) sont espérées, il ne resterait que 20 000 € à la charge du Grand Mix

 2015 : un second lot de 100 000 € pour changer le système de diffusion de face (les enceintes) et les retours. Une participation Ville de Tourcoing (20 000 €), Région (30 000 €) et CNV (30 000 €) sont ici aussi espérées, il ne resterait que 20 000 € à la charge du Grand Mix

Une entrée apparaît donc dans le budget prévisionnel, en amortissement, d’une valeur de 8 000 € par an sur 5 ans correspondant à ce gros projet d’investissement.

L’actuelle console son ainsi qu’une ancienne console, « pièce de collection » (à vérifier son état de marche), seront vendues.

Informations et questions diverses

Aurélien a été recruté en « assistant régie », en CDD d’un an (jusqu’au 31/10/14), pour effectuer l’entretien du matériel et du bâtiment, être l’assistant lumières et accompagner le régisseur.

Le directeur annonce la fin prochaine du CDD de Matthieu aux Relations publiques, le 30/6/14. Au vu de son impact positif sur les projets du Grand Mix (travail sur le cluster, recherche de partenariats, travail avec les CE, représentation de la structure, …), le directeur fait part de son souhait au Conseil d’Administration de pérenniser son poste en CDI. Le CA n’a pas les éléments pour se prononcer à l’heure actuelle. Il est convenu de remettre ce sujet à début 2014, quand l’association disposera de plus de visibilité sur ses capacités budgétaires en 2014.

Le président donne la délégation de signature au directeur (conventions, demandes de subvention, …).

L’évaluation de la convention triennale 2011-13 sera initiée au 1er semestre 2014, ainsi qu’un travail sur la prochaine convention triennale 2014-16.

Le prochain Conseil d’Administration aura lieu en février/mars 2014.

Fin de séance : 13h10