Réunion Comité de Pilotage n°2

Boris est ok pour :
 La gestion du planning bénévoles de la soirée par les bénévoles ;
 La mise en place d’un stand "retour gobelet" dans le hall ;
 Le tournage de la vidéo, il n’est pas contre y apparaître ;
 Faire chanter Joseph ;
 L’after avec DJ une fois le public parti ;
 Une rencontre / temps fort avec l’équipe avant la soirée ;
 Un catering bénévole le jour du putsch ;
 La gratuité de la soirée pour les bénévoles ;
 Prix des billets 14 €/11€

Ce qui n’est pas possible : Vendre un cocktail "spécial" pour l’occasion.

Pour tout ce qui est contraintes techniques, Boris nous invite à nous adresser à Franck. François semble le mieux placer pour dialoguer avec lui. Il faudra lister rapidement une liste précise de demandes.

Pour le tournage de la vidéo, le scénario est à écrire par les bénévoles. Clément propose que la réalisation et le montage soit assuré par un vidéaste pro qui peut le faire pour 1000 € (Avantages pas de perte de temps pour nous sur ces 2 parties). Celui-ci vient en "repérages" à la salle lundi soir. Cyr a fait remarquer que les bénévoles peuvent tourner eux-mêmes, le côté DIY n’étant pas sans charme et c’est moins cher.

La "surprise" pour moi a été d’apprendre que finalement le cachet des 2 groupes seront finalement pris dans le budget Vie Associative. Celui-ci devant servir également à régler la fête de fin d’année, il va falloir se calmer sur les projets de location de boule à facette ou les éditions collector de gobelets ou t-shirts Putsch.

Concernant la comm’, Boris indique qu’il lui parait assez inutile d’acheter des encarts dans des journaux types Sortir, Presto... Le flyage et l’affichage sont plus efficace. Il est possible et utile d’expliquer et vendre le putsch par des interviews dans les différents médias locaux. Vincent peut nous aider en servant d’intermédiaire entre nous et ses contacts.

Concernant la déco, il faudra vite se rencarder sur les matériaux utilisables par rapport aux normes de sécurité. En regardant vote fait sur le net, je constate que le tissu ignifugé coûte entre 15 et 20 € le mètre.

Pour le reste du budget, voilà ce que Cyr a tiré des infos que l’on a recueilli :
 les prix des cachets sont ceux fournis par Julien
 J’ai bien entendu réactualisé les prix de base (Hôtel, technicien, sécu) et j’ai ainsi pu me rendre note des diverses augmentations : taxe de séjour, tarifs des techniciens, nettoyage de la salle... c’est dingue tout augmente, sauf le ticket boisson qui reste stable, et bizarrement le "tarif" du coordinateur sécu qui baisse (un Joseph coûte désormais moins cher qu’un Lahcen... :-D)
 j’ai aussi ajouté différents frais jusqu’ici pas pris en compte :

• budget déco (400 €, c’est peut être surestimé, mais c’est prévisionnel)
• tickets boisson pour les bénévoles
• catering (buffet) des bénévoles actifs sur le Putsch (comme l’an dernier)

 le budget comm’ est un prorata de l’enveloppe globale (doit-on externaliser ces frais ?)
 le break est du coup à 874 personnes
 selon l’objectif de 300 personnes, on arrive à une perte sèche de 6444 € —> scénario 1

Boris a parlé d’une barre symbolique de perte sèche de 6000 €, ce qui nous amènerait à un nombre d’entrée de 339 entrées —> scénario 2

J’ai discuté avec JP de quelques unes de nos idées. Il n’a pas l’air très chaud pour le stand retour gobelet. Il semble avoir peur que les gobelets ne tournent pas assez et pense que les choses se passent très bien actuellement. Aux partisans de cette idée de le convaincre donc !

Des vinyles et leurs pochettes sont à notre disposition à la cave du grand mix. Et pour finir, JP a très envie que nous refassions un stand photo dans le hall dans le même esprit que l’année dernière.

Rémi