Réunion Administration n°1

Préambule : Ce compte rendu sera bref et peu détaillé, surement imprécis car j’ai égaré mes notes : (si je me goure merci de corriger, je modifierai)

Rémi nous présente le bilan du Putsch#1. Il s’avère que c’est en fait le document prévisionnel de l’année dernière (réalisé en réunion avec Boris et Cédric au printemps dernier) . Nous discutons de l’élaboration de ce document. Voir message précédent à ce sujet. (détails des charges en prévisionnel pour la soirée, élaboration des rentrées selon un objectif (arbitraire, fixé raisonnablement par l’équipe en vu de l’expérience, du type de soirée, etc...) Pour mémoire, le budget Putsch#1 n’ a pas été clairement établi. Le nombre d’entrées au final lors de la soirée, non plus.

Il conviendra de définir plus précisément comment est budgété le Putsch#2 ? Certains frais, type flyer, communication sont toujours à prendre dans le pot commun prévu à cet effet par le GM. Il est possible d’avoir une comm’ spécifique, et un budget déco plus conséquent.

Clément précise à ce sujet, qu’une enveloppe globale de 10000 € est disponible pour la vie associative. Le Putsch#2 y est naturellement intégré. Pour la partie charge de la soirée, le budget de la soirée doit être compris dans cette enveloppe. Attention : les 10000 € servent aussi pour divers pots, et la fête de fin d’année du mois de juin. Disons que pour le Putsch#2 , on peut partir sur un budget compris entre 0 et 10000 €. Il faudra faire différents scénarios et prévisionnels lorsque le travail des autres commissions (prog par exemple) sera plus avancé. Raisonnablement, on pourrait partir avec une première approche à 6500 € Un objectif pour le nombre d’entrée est à donner : on pourrait partir sur la même chose que l’année dernière.

Nous allons demander le vrai résultat et bilan de la soirée Putsch#1 pour élaborer les différents scénarios !

Clément : l’objectif n’est pas de faire une soirée rentable, de toute façon, à part si c’est complet ce ne sera pas le cas. Il s’agit aussi de promouvoir le travail des bénévoles. Il y a des subventions sur le "bénévolat" à prendre à la région par exemple. Cyr a rappelé que l’envie de voir l’envers du décor était aussi un souhait pour l’organisation de cette soirée. Apprendre aussi comment cela se monte (apparemment ce point n’était pas connu...)

Une formation/accompagnement peut être prévu avec la Malterie. Cyr et Nicole répètent que la préférence serait de faire ceci avec les membres de l’équipe du grand mix, pour mieux s’intégrer au travail de l’équipe. "Nous sommes bénévoles au GM, pas à la Malterie"

Pour le côté organisation.
 Rémi est Pilote du Putsch#2.
 Clément notre contact privilégié pour l’équipe du GM. 
 Un co-pilote est en charge de son comité de pilotage (réunion, retour d’info, retour vers Rémi, etc...)
 Des réunions sont à prévoir entre le Pilote et les co-pilote d’une part. (copilote admin = Cyr) et une réunion du Pilote avec Boris est à prévoir. Le Pilote fait le transfert des infos vers les co-pilotes et les bénévoles.

Il es intéressant que le co-pilote puisse voir le membre de l’équipe correspondant à son comité de pilotage. Il est important que l’on connaisse les impératifs, impossibilités, contraintes pour chaque comité de pilotage.